電子会議システムWell Conference 導入事例

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導入会社様



電子会議によるワークスタイルの変革

株式会社みずほコーポレート銀行 様

IT導入による業務改革の一環として

・「ワークスタイルの変革」
・「意思決定プロセスの効率化」
・「ペーパーレス化」


を目指し、弊社電子会議システム「Well Conference」を導入

電子会議によるワークスタイルの変革

導入効果

電子会議を導入推進されたIT部門に導入効果について伺いました。

質問1. 導入の効果について、お聞かせ願えませんでしょうか?

第一に挙げられるのが、「ワークスタイルの変革」の第1歩につながったことです。
IT部門からこの電子会議システムを利用した変革を提言することにより、行内のワークスタイル変革の先駆けとして「変革の流れ・活性化」を推進できたのが一番の効果です。
また、それ以外でも具体的には以下の効果がありました。

  1. 画面審議への変更に伴う資料構成(審議情報)の見直しができた。
  2. 意思決定プロセスを効率化することができた。 次に電子化したことによる運営労力やコストの削減に関する効果は以下の通りです。

次に電子化したことによる運営労力やコストの削減に関する効果は以下の通りです。

  1. 資料の印刷、搬送負担が無くなり、電子データをそのまま登録するだけでよくなった。
  2. 資料配布が不要になったことにより、コピー用紙の削減ができた。
    (従来の配布資料に比べ約1/5に減少、但し配布資料以外の文書は紙を継続)
質問2. 画面審議用の資料作成(A3からA4サイズに変更)をどのように推進されましたか?

従来定められていた資料様式は「A3サイズ横」でした。しかし液晶タブレット(A4サイズ横)を使った会議システムを利用するには画面上での一覧性に欠けてしまうため、資料様式を「A4サイズ横」に変更しました。 当初は作成側が「A4サイズ横」での資料作成に慣れないこともあり、余白部分までいっぱいに内容が記載された資料を作ってしまい一部表示が欠けることがありました。

これらの対処法として、事務局側で画面審議資料の作り方マニュアルやサンプルフォーマットを作成するなど具体例を示すことで徐々に問題は解消されていきました。
また、A4サイズ横に用紙サイズが縮小される分、1枚あたりの情報量が制限されるので、ポイントを明確にした資料作成が求められることになりました。この点は、情報伝達スピードの向上や意思決定プロセスの効率化をもたらす要素となっているようです。

質問3. ペーパーレス化の反応はいかがですか?

紙を使って仕事をするスタイルからの変化に、当初は多少の懸念もありましたが周囲の理解と協力があったことで、円滑な導入・運営が可能になりました。

Well Conference
質問4. 役員会議以外への活用はいかがですか?

最近では、お客様へのプレゼンテーションや各種セミナーなどで利用する機会が出てきました。
今後は利用説明会実施やサポート体制を整備し、行内に広めていく予定です。

■お客様プロフィール

商 号 : 株式会社みずほコーポレート銀行  <英語表記:Mizuho Corporate Bank, Ltd.>

みずほコーポレート銀行は、大企業(一部上場企業等)およびそのグループ会社や金融法人、公共法人ならびに海外の日系・非日系企業を主要なお取引先としており、高度化・多様化するお取引先の財務的なニーズから事業戦略上のニーズの双方に対し、最適なソリューションを提供しています。

本導入事例中に記載している内容は、2007年11月22日現在のものです。

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電子会議による情報セキュリティ強化の実現

日本たばこ産業株式会社 様

ペーパーレスによる 「情報セキュリティ強化の実現」「コストの低減」「設置が簡単で短時間」

タッチペン方式で簡単操作「マニュアル不要」

をポイントに、当社電子会議システム「Well Conference」を導入いただきました。

電子会議による情報セキュリティ強化の実現

導入効果

電子会議の導入効果について伺いました。

質問1. 導入の効果についてお聞かせください。
紙文書を使用しないワークスタイルへの変革

社内定例重要会議など機密性の高い会議では、機密文書の取り扱いも多く、 紙配布による情報漏洩の危険性がありました。電子会議システムの導入により、 会議終了後に情報を持ち出せない仕組みにしたことに加え、それらの情報は、 権限を付与した人のみ閲覧可能なサイトに保存することなどにより、 情報管理の徹底 が実現しました。さらに、多くの部門が紙を使わないこの会議室を利用していく中で、 情報管理の重要性や会議のやり方そのものに関する「意識」が醸成された ことも効果のひとつです。

効率的な業務運営と大幅なコスト低減を実現

会議運営サイトへ情報をアップロードすれば会議が開催できる状態になることで、 資料の事前印刷の必要がなくなり、さらに資料の差し替えも容易になったため、 事前準備にかかる作業負荷が大幅に低減されました。また、 マニュアルがなくてもすぐに使える ことからスムーズにシステムを導入することができました。これらの実現に伴い、これまで以上に 情報共有が図られる一方でコスト(時間・費用)低減も達成することができました。

質問2. どのような会議で使用されていますか?

主に、部門間によるメンバーの会議や多人数での会議で使用しています。部門が異なったり、 メンバーが多い場合、つい紙で資料を多めに準備し配布しがちなところを、 本システムの導入によりその必要がなくなり、 無駄と情報漏洩の危険を解消できました。 また、少人数であっても機密性の高い会議で使用しています。

質問3. ペーパレス化の反応・状況は如何でしょうか?

紙がなくては困る、あるいは紙がなくてはできないという紙文化が常識ではなく、もっと効率的かつ 効果的な方法があるということに、多くの社員が気付きました。 ただし、紙文化を否定するものではなく、別の方法もあるという明確な意識が芽生えたことで、 紙、電子媒体の多様性を認め、目的に応じてそれらを選択することで、 情報共有・管理など、あらゆる品質を高めています。

Well Conference
質問4. 運用にて工夫されている事項は何でしょうか?

電子媒体をメールで各人に送付していたのでは、情報漏洩の危険性という点では、 以前の紙配布と本質的に何も変わりません。そのため、会議終了後の電子媒体の情報管理についても 重要会議においては、権限を付与した人のみ閲覧可能なサイトに保存するなどして 「見たい(るべき)人が、見たい時にスムーズに情報を入手できる」仕組みを整備しています。

質問5. 今後の計画についてお聞かせください。

ハード(システム)の導入に傾向するのではなく、ソフト(情報管理や効率化の重要性に対する 個々人の意識)の意識付けも並行的に実施していくことが重要と考えています。 今後は電子会議システムだけにとどまらず、パソコンやプロジェクターも積極活用し、 紙文書の使用を極力減らすワークスタイルへの変革を目指していく予定です。

■お客様プロフィール

会社名:日本たばこ産業株式会社
<英称:JAPAN TOBACCO INC. コミュニケーション・ネーム:JT>

日本たばこ産業株式会社法に基づき1985年4月に設立された たばこ、並びに医薬、食品の製造・販売会社です。

本導入事例中に記載している内容は、2009年11月16日現在のものです。

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